Kapsam CEREP Yönetimi: Müşterileri nazikçe reddedilir ve ilişkileri korur.

"Biraz eklemek istiyorum ..." Projeyi kıran dünyayla ilgili sorun.

Hiç var mı? Proje planlandığı gibi iyi yürüyor. Her şey pembe görünüyor. Ama sonra müşteriden bir cennetin (ya da korku?) Bir sesi vardı, "Nong, biraz düzeltebilir miyim?" Ya da "Sadece hatırlayın. Bu özelliğin de zor olması gerekmez mi?"

Bu sözler işçilerin bir felaketin başlangıcıdır. "Scope Creep" (Sophop) veya "Çimlenme" olarak bilinir Yavaş yavaş iş kapsamıdır. "Biraz biraz daha" bir "biraz daha" oldu ve nihayet ekibin hem bütçesine hem de gücünün yavaş yavaş çöktüğüne neden olan bir "fil çalışması" haline geldi.

Bu sorunla karşılaşıyorsanız endişelenmeyin. Yalnız değilsiniz ve bu makale tünelin sonundaki ışık, bu durumun ne olduğunu derinlemesine göstereceğimiz ışık. Ve önemli olan, profesyonel olarak bunu önlemek ve bunlarla başa çıkmanın bir yoluna nasıl sahip olabilmemizdir? Projenin güzel bitmesi ve müşterilerle iyi ilişkiler sürdürmesi için

-İllüstrasyonlar için

Grafik görüntü serbest gösterir veya ekip tapınağın önünde oturur. "Daha fazla ekle" mesajı olan birçok yönle "Bu", "biraz daha" projeye sürünen küçük bir iblis içine koşmak "

Scope Cree neden olabilir? Konuşmasına rağmen?

Birçok insan ilk başta merak edebilir, iş kapsamı açıkça kabul edildi. Çimlenme sorunları neden tekrar gerçekleşebilir? Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) gibi uzmanlardan gelen gerçek deneyimlerden ve bilgilerden ana nedenin genellikle bu faktörlerden geldiği bulunmuştur:

• Başlangıç çalışmasının kapsamı belirsizdir (belirsiz kapsam tanımı): Bu en yaygın köktür. Özellik ayrıntılarını, düzeltmenin kaç kez veya "hariç tutulmasının", kolayca eşleşmeyen yoruma neden olan belgeler olmadan "Yapacağım" veya "Bu Genel Bakış" kelimesi ile yapılan anlaşma.
• Kötü İletişim: Ekip, müşterilerin gerçek ihtiyaçlarını en başından beri anlayamayabilir. Veya müşterilerin kendileri, her iki tarafın beklentilerinin eşleşmemesine neden olan teknik sınırlamaları anlamayabilir
• Düşünceli olun ve müşterileri kaybetmekten korkun: özellikle müşterileri reddetmek kolaydır, ancak bunu yapmak zordur. Müşterilerin mutlu ve sonlandırılmadığından korkuyoruz. Nihayet büyük bir anlaşma olana kadar küçük bir miktar talebini takip etmesine neden oluyor
• Müşteriler karmaşıklığı anlamıyor: Müşterinin köşesinde, "sadece renk düğmesini değiştirmek" gibi "biraz" isteği kolay görünebilir. Ancak gerçekte diğer bölümleri etkileyebilir. iyi keşif aşamasının başından beri daha fazla zaman alması bu sorunu çok azaltmaya yardımcı olacaktır.
• Değişim kontrol süreci eksikliği yoktur: değiştirme veya ekleme isteği olduğunda. Ancak her şeyi destekleyecek resmi bir süreç yok. Durumu kontrol etmeyi imkansız hale getirir

Bu nedenleri anlamak, tarihin bir sonraki projeyi tekrarlamasını önlemeyi planlamamıza yardımcı olacak ilk kontrol noktasıdır.

-İllüstrasyonlar için

Her öğede bulanık belgeler simgesi gibi simgeler kullanarak kapsam sürünmesinin 5 ana nedenini özetleyen görüntüleri karıştırın. (Kapsam net değil), kırılmış (iletişim), kalp şeklindeki simge (bilinç) vb. Telefon simgesi, vb.

Çalışmanın sürekli büyümesine izin veriyorsa, nasıl etkilenecek?

Kapsamın sürünmesinin projeyi sürekli olarak ısırmasına izin vermek, uğraşmadan, kısa vadede gönül rahatlığı satın almış gibi görünebilir. Ancak uzun vadeli etki hem projeye, ekibinize hem de kendi işinize beklenenden daha ciddi

• Bütçe taşıyor: Eklenen her "biraz", daha fazlasını gerektiren zaman ve kaynak anlamına gelir. Bu, daha fazla ücret almazsanız, kârınız azalırsa, projenin maliyetinin daha yüksek olduğu anlamına gelir. Ya da belki kayıp noktasına kadar
• Ölü Son Tarihlerde Teslim Edildi: İş arttığında, ancak zaman hala aynı geciktirici teslimat kaçınılmazdır. Güvenilirliği etkiler ve müşterinin işine zarar verebilir
• Takım tükenmişliği: Baskı altında daha çok çalışmak ve işi "planda değil" olarak düzenlemek zorunda kalmak, ekibin bitkin olmasına neden olan iyi teşvikleri zayıflatır ve genel çalışmanın kalitesinin azalmasına neden olabilir
• Azaltılmış Kalite: Çalışmayı zamanında tamamlamak için, işin kalitesini (kalite güvencesi) kontrol etmek ve hatalara neden olmak için zaman kalmayana kadar ekibin acele etmesi gerekebilir.
• Müşteri ile ilişki daha kötü: garip mi? Müşteri sorduğu gibi her şeyi yapmaya çalışsak da, sonunda ilişki daha kötü olabilir. Çünkü proje geciktiğinde ve bütçe yükselen müşteriler zaten mutlu değil. İyi iletişim iyi iletişim, anahtardır. birbirleriyle iyi bir anlayış yaratmak için müşterilerle iletişim yönergeleri hakkında daha fazla bilgi okumayı deneyin

Kapsam sürünmesinin ihmalinin iyi bir çözüm olmadığı görülebilir. Ancak projenizi bekleyen bir zaman bomba.

-İllüstrasyonlar için

Bir çerçevede 4 olumsuz etki gösteren görüntüler: 1) Çizgi 2) Break ve Boş Piggy Bank arasında parçalanmış takvim. 3) Yorgun görünen ekibin resmi bitkin. 4) Abyss'in kaliteli grafiği

Herhangi bir çözüm var mı? Ve nereden başlamalı?

İyi haber, kapsam sürünmesidir. Bu önleyebilecek ve yönetebilecek bir sorundur! Anahtar, sorunu çözmeyi beklemek yerine proaktif (proaktif) (reaktif). Çözümü 2 ana parçaya bölebiliriz: "Önleme" ve "İşleme".

Bölüm 1: Önleme (Önleme)

• 1. İşin kapsamını, ayrıntılı iş kapsamı kadar açık olarak tanımlayın - ekmek:
• Bu en önemli kalp. Ekmek belgeniz çok ayrıntılı olmalıdır. Düzeltmedeki kez sayı, özellik ayrıntıları ve beklenen sonuçlar (disiveables) dahil olmak üzere "yapılacak şey nedir" ve "Yapmayan Şey nedir" ve bu başlangıçtan karşılıklı bir anlayış yaratacaktır. Dijital Proje Yöneticisi uzmanlarına göre
• 2. Talep değiştirme süreci vardır (Talep Sürecini Değiştir):
• Müşterilerin, müşterilerin istediklerinin ayrıntılarını belirtmelerini sağlayan "istek formu" kullanma gibi işleri düzenlemek veya eklemek istediklerinde resmi bir yol oluşturun. Değerlendirme ekibinin zaman ve ek masraflar üzerindeki etkisi ile birlikte, işe başlamadan önce onaylamak için müşteriye geri gönderin
• 3. Değer tabanlı fiyatlandırma fiyatı:
• Fiyatı çalışma saatlerine göre hesaplamak yerine, müşteriler için iş sonuçlarına odaklanan değere dayalı fiyatlandırmayı Bu, işin kapsamı ve artmakta olan "değer" için ek masraflar hakkında konuşmaya yardımcı olacaktır.

Bölüm 2: Reaksiyon - isteklerle karşılaştığında

• 1. Yumuşak bir şekilde reddetmeyi öğrenin ('hayır' deme sanatı):
• Reddetme, yardım etmek istemediğimiz anlamına gelmez. Ancak proje kullanım cümlelerini "Fikir Çok İyidir! Ancak bu bölüm ilk başta kabul edilen kapsamın dışında olduğundan, zamanı ve ek masrafları değerlendirmek istiyorum. Daha sonra dikkate alınması gereken ayrı bir teklif olarak gönderin.
• 2. Sonuçları basitçe iletin:
• İsteklerin zaman çizelgesini ve bütçeyi nasıl etkileyeceğini anlamak için müşteriye açıklayın. Genel şov, müşterilerin talebin alışverişe değip değmeyeceği konusunda daha iyi kararlar vermelerine yardımcı olacaktır.
• 3. Her seferinde belge yapın:
• Telefonda veya toplantıda ne kabul ederseniz edin, müşterilere her kanıt olarak göndermeyi kabul eden ve gelecekteki yanlış anlamaları önlemek için bir e -posta olmalıdır.

En iyi başlangıç, iş sürecinize geri dönmektir. Ve bir sonraki projeden "koruma zırhı" inşa etmeye başlayın

-İllüstrasyonlar için

İnfografik görüntülerin 2 kısmı kalkan simgeleri, ekme ve değişim isteği ile "önleme" dır. İkinci kısım, kelimeler, grafikler, efektler ve onay belgeleri içeren telefonun kulakları ile "işlemek" dir.

Eskiden başarılı olan gerçek şeyden örnekler

Eskiden baş ağrısı olan "İyi Tasarım Kodu" adlı bir web sitesi yapmak için bir ajans düşünün ve çoğu projeyi bitirmeme sorunu% 30-50 daha fazla gecikme gecikme eğilimindedir ve kârlar değerlendirildiğinden çok daha azdır. Takım ateşsiz kalmaya başladı çünkü geri dönüp düzeltmek zorunda kaldı. Her zaman artan "küçük bir şey"

Karşılaşılan sorunlar: Müşteriler genellikle "bunu yapmayı düşünün ve bunu alacak" ya da "bunun gibi diğer web sitelerini de görün" diyor.

Nasıl Kullanılır: Tüm yeni süreçleri elden geçirmeye karar verdiler. Proje her seferinde başlamadan önce "keşif aşaması" ile başlar Müşterilerin ihtiyaçlarını derinlemesine anlamak ve işin kapsamı (SOW) her sayfada her işlevi belirtmek ve "tasarımı 2 kez düzenleyebileceğini" ve "bunun dışında özellik eklemenin yeni alıntıya göre ek masraflara sahip olacağını" açıkça belirtmek için

Buna ek olarak, müşterilerin daha fazla ihtiyaç duyduklarında doldurmaları için web sitesinde kolayca "Değişiklik İsteği Formu" oluştururlar. Formda, ilk etki her zaman müşterinin onaylaması için geri gönderilecektir.

Bulgular: İlk 3 ayda biraz yara olabilir. Ancak bundan sonra müşteri süreci anlamaya ve saygı duymaya başladı. Konuşma "Bu özelliğin nasıl adım ve maliyete sahip olacağını daha fazla eklemesini istiyorsanız" olarak "olabilir miyim" olarak değişebilir. Proje zamanında başlar. Bütçe artmaz. Ekip cesarete döndü ve en önemlisi, müşteri ile ilişki daha iyi çünkü her şey şeffaf ve sistematik. Şimdi, "kod tasarımı" daha fazla işi kabul edebilir ve çok net bir kâr elde edebilir. Bu, kapsam sürünme yönetiminin gücü doğrudur.

-İllüstrasyonlar için

Aracının karşılaştırma görüntüleri/"Tasarım Kodu" ndan sonra yan tarafta stresli bir ekip. Tam bir poster var. After, net bir planı olan ve müşteri memnuniyetle el ele tutuşan beyaz tahtaya işaret eden bir gülümsemenin resmi.

Takip etmek istiyorsanız, ne yapmalı (hemen kullanılabilecek kontrol listesi)

Burada okuyun, kuruluşunuzdaki Scope Creep'i yönetmeye başlamak istersiniz, değil mi? Bu kontrol listesini başlamanın bir yolu olarak kullanmayı deneyin. Tek tek yap. Ama tutarlı bir şekilde yap

1. [] Eski sözleşmenizi ve teklifinizi okumak için geri dönün: Net olmayan herhangi bir yerde olduğu bir güvenlik açığı bulun? Hangi bölüm yorumlama fırsatı veren? Bir sonraki sayıda geliştirmek için notlar alın.
2. [] Kendi İş Kapsamınızı Oluşturun (SOW) Şablon: Tasarım Şablonu, İş, İş, İş, Objativler, Delivealelalalalles (Teslim Edilen Sonuçlar), Varsayımlar (Varsayımlar), Dışınmalar dahil olmak üzere eksiksiz konular
3. [] Değişiklik İsteği: Hiçbir karmaşık, müşterilerin değişikliğe ihtiyaç duyduklarında doldurmalarını sağlayan basit bir Google formları formu ile başlayamaz. "Kim" in etkinin değerlendirilmesi ve "kim" onaylandığı açık bir adım olması önemlidir.
4. [] Profesyonel bir inkar senaryosu hazırlayın: Ek maliyetleri reddederken veya bildirirken müşterilerle konuşmak için kullanacağınız cümleleri düşünün ve yazın. Hazırlamak, daha güvenle ve daha doğal konuşmanızı sağlayacaktır, örneğin:
   • "Fikir çok iyi. Ana projemizin planlandığı gibi ilerlemesi için bu ek bölüm için bir teklif yapmak istiyorum."
   • Diyerek şöyle devam etti: "İşin en iyi çıkmasını istediğimi anlıyorum. Ama bütçeyi ve zamanı kontrol etmemiz için bu değişikliğin aşamada tutulması gerekebilir."
5. [] Bu hikayeyi ekiple iletmek: Takımdaki herkes bu yeni süreci de anlamalı ve kullanmalıdır. Müşterilerle aynı yönde iletişim kurmak için
6. [] Uzun vadeli sözleşmeyi (Bakım SLA) göz önünde bulundurarak: Web sitesi gibi belirli iş türleri için aylık veya yıllık bakım sözleşmesi (SLA) küçük bir değişiklik talebini yönetmeye yardımcı olacaktır. Her seferinde yeni bir teklif vermek zorunda kalmadan

Değişim zaman ve sabır gerektirir. Ama sonuç kesinlikle buna değer

-İllüstrasyonlar için

Tablet ekranındaki büyük kontrol listesi görüntüsü, her bir öğede her öğede elle işaretleme ile her bir öğede kolay bir şekilde anlaşılacak simge ile (kontrol için genişlemiş gözlük simgesi, ekmek için belge simgesi)

İnsanların merak etme eğiliminde olan sorular (ve cevaplar temizlendi)

Soru: Daha fazla müşteri reddedersek veya ücretlendirirsek, kızgın olmayacak mı yoksa nazik olmadığımızı mı görmeyecek? Cevap: Bu duygu olabilir. Ancak önemli olan "iletişim yöntemleri" ve "profesyonellik", makul bir şekilde reddetmek ve bir çözüm önermek (ek bir teklif yapmak, Facebook'ta tutmak 2) sorumlu değildir. Ancak projenin standartlarını ve kalitesini uzun vadede korumaktır, müşteri bu profesyonelin değerini talep eden her şeyi "almak" yerine görecektir, ancak proje bozulur. Soru: Küçük iş, sadece 5-10 dakika, daha fazla para yapmanız gerekiyor mu? Cevap: Bu takdir yetkisi gerektiren bir konudur. Bazen biraz yardım iyi bir ilişki yaratmaktır. Ancak, "bölme hatlarınızı" açıkça ayarlamanız gerekir, "15 dakikadan az süren ve hemen yapılabilecek bir iş ise, bunu bir hizmet yapacaksa", ancak bunun gibi bir isteğe başlarsanız (haftada 3-4 kez), yani değişiklik istek sürecini kullanmaya başlamanız gerektiğine dair, müşterilerinizin zamanınızın değerli olduğunu görmesi gerekir. Soru: Müşteri daha fazla ödeme yapmazsa ne yapmalı? Ama yine de istenen işi aldıkları doğrulandı mı? Cevap: Bu en zor durum. Ancak başından beri kabul edilen sözleşmeye ve kapsama uymalısınız. Belgeleri ekmek için geri dönün ve gerçek anlaşmanın ötesinde talep edilenleri kibarca açıklığa kavuşturun. Müşteri standları, ihtiyaç duyulan yeni özellik karşılığında orijinal çalışmanın kapsamını azaltmak gibi ortak bir çözüm müzakere etmek zorunda kalabilirse. Ya da en kötü durumda, kimsenin gerçekleşmek istemediği, ancak kısa bir sözleşmeye sahip olmak sizi korumaya yardımcı olacak bir şey olan sözleşme koşullarına göre projeyi sona erdirmeyi düşünmek zorunda kalabilir. Soru: Hangi araçlar bunları yönetmeye yardımcı olabilir? Cevap: Evet! Asana, Trelllo, Jira veya Clickup gibi proje yönetimi araçları bir görev oluşturmanıza, ilerlemeyi izlemenize ve genel projeyi daha iyi görmenize yardımcı olabilir. Ekibin ne yaptığını ve yeni işin mevcut plana nasıl ekleneceğini açıklamayı kolaylaştırıyor?

-İllüstrasyonlar için

Soru -Cevap, büyük bir soru işareti (?) Ve büyük bir sembol (✓ ✓) ile, merak eden çizgi film karakterleri ve başını sallayan insanlarla birlikte.

Özet: "Çimlenmeyi" "büyüme fırsatları" olarak değiştirin

Kapsam sürünmesinin yönetimi sadece müşterileri reddetmekle ilgili değildir. Ancak proje yönetiminizde profesyonelliği yükseltmek, şeffaf bir süreçtir. Hem sizin hem de müşterilerin aynı görüntüyü başından sonuna kadar görmelerine neden olmak

Anahtar, "savunma" işinden "proaktif plana" geçmektir. Yatırım süresi, sözleşme ve kapsam belgesi (SOW) ilk başta özlü olacak. Sıkıcı ve iş kaybı gibi görünebilir. Ama inanın, uzun vadede kalbinizin zaman, bütçesi ve muazzam gücünden tasarruf ediyor.

Projenizi ve iyi niyetleri yok etmek için "Biraz eklemek istiyorum" kelimesine izin vermeyin!

Bir sonraki projenize başvurmaya çalışmak için sağladığımız kontrol listesini kullanmanın zamanı geldi. Hemen yapılabilecek küçük şeylerle başlayın ve değişikliği kesinlikle göreceksiniz.

Bu sorunları anlayan ve dijital projeler oluşturmak için sistematik bir çalışma süreci olan bir ortak arıyorsanız. Bir web sitesi veya geliştirme olsun, Vision X Brain çimlenme sorunları olmadan mükemmel sonuçlar yaratmak için sizinle danışmaya ve çalışmaya hazırdır!

-İllüstrasyonlar için

İşçilerin müşterilerle el sıkıştığını gösteren ilham görüntüsü. Yükselen bir grafiğin zemininde ve kapsam sürünmesini önlemek için bir kalkan simgesi, zamanında gönderilen takvim ve başarı kupası

‍